Spring naar inhoud

Samenwerken. Binnen de huidige state of mind en zeker binnen de rijksbrede IT is dat zo ongeveer een basisgegeven. In visies, in jaarrapportages, op de websites, we doen het allemaal. Of niet soms? Samenwerken moet meer zijn dan een publieke uiting. En dan vind ik persoonlijk dat we met zijn allen nog een hele weg te gaan hebben.

Om te willen samenwerken moet er of

  1. een echt voordeel te behalen zijn
  2. sprake zijn van 'dwang'

En echte voordelen zijn er voor een IT organisatie die werkt binnen de (rijks)overheid niet zo makkelijk te vinden. De economische argumenten zijn vaak afwezig omdat er te weinig commerciele of prestatie priksels zijn. Samenwerken betekent vaak macht delen of inleveren op formatieplaatsen of het niet meer alleen mogen beslissen.
De voordelen zijn er natuurlijk wel, van efficienter werken, goedkoper rijksbreed tot aan het behalen van een kritische massa voor specifieke taken of kennis.

Dwang is negatief, on-hollands en hier natuurlijk gepositioneerd om de lezersaandacht vast te houden ;-). Laten we het vertalen naar een visionair, iemand van vlees en bloed. Naar het actief uitdragen van de boodschap, naar een werkmodel waarin aspecten van samenwerken meetbaar zijn bijvoorbeeld in je KPI's, management commitments, beoordelingen van al het personeel, randvoorwaarde voor budgetten, etc. etc. Dus niet vrijblijvend.

Samenwerken met elkaar door rijksoverheid IT organisaties is nog eens zo moeilijk. Je gaat over organisatie grenzen heen, je argumentatie is vaak niet langer van bedrijfseconomische maar meer van politieke aard.
Als je de redenatie trent van "de leidende persoon" doorzet, kom je uit op het model van de rijksbrede CIO, sturingsmodellen zoals de Amerikaanse Clinger-Cohen Act en meer centraal (be)geleide sturing. Dat is een doodlopende weg, recent nog eens bevestigt door de ARK.

Hoe dan ? Recent kwam ik in de rampen en crisisbeheersing, het domein van tegenstrijdige belangen en de noodzaak samen te werken, een voorbeeld tegen welke misschien ook in de rijks IT wereld toepasbaar is. Een wettelijk kader zit er niet in, teveel belangen, teveel politieke tegenstellingen enzovoort. Maar een convenant met 19 van de 24 partijen wel. En de kracht zit hem in het convenant, niet alleen een intentie maar ook daadwerkelijke afspraken en verplichtingen veelal over de as van proces, methodiek, semantiek en techniek. Doe-dingen ! Zie hier een stukje van door mij gestelde 'dwang' c.q. het niet vrijblijvende karakter.

En het 'echte' voordeel voor de deelnemende organisaties? Bijvoorbeeld geld om dingen te doen die anders ook gemoeten hadden, het beslechten van een gedeelte van de onoplosbare tegenstellingen tussen partijen, helpen te voorkomen dat overheden en personen aansprakelijk gesteld worden voor het niet functioneren van de rampen en crisisbestrijding als de noodzaak daar is. Echte voordelen voor de eigen organisatie en personen daarbinnen.

Ik peins nu verder over hoe deze observatie te vertalen naar de IT wereld van de OOV, mijn vakgebied. Wordt vervolgd ........ ?!

1

Een kerstpakket, altijd leuk. Ik ben altijd weer blij verrast als hij er is. De laatste 2 jaar in een keurige enveloppe met een boekje en een inlogcode.

De vooruitgang staat voor niks en zo'n boekje voorkomt een discussie dat je geen behoefte hebt aan een luxe food pakket maar zo graag iets van uit de wellness hoek had gehad. Om je dan te verbazen over je collega die het precies andersom wil ;-))

En toch vind ik de huidige aanpak een disstatisfer die er van mij zo snel mogelijk weer uitmag. De uitvoering deugt namelijk niet en dan ergert een goed bedoelde actie en levert het een negatief beeld op van de verstrekker.

Vorig jaar had ik de grootste moeite om mijn tweede bestelling te plaatsen, de webpagina bleef maar melden dat ik niet 2 keer hetzelfde kon bestellen. Een meer technische collega meldde een dag later iets over sessie-cookies en gaf het advies na om na de eerste bestelling in de browser de cookies op te schonen en zie daar, het werkte. Maar zo iets simpels stond niet in de FAQ en ik was toch niet de eerste gebruiker die 2 kleine cadeaus ipv 1 grote bestelde. Kreeg twee pakketjes op twee verschillende dagen. Dubbel pret (Ik moet eerlijk bekennen dat ik even gedacht heb dat er toch één bestelling niet verwerkt was, ben ik te cynisch??)

Ik ben nog wel een tijd bezig geweest om mijn voorkeuren voor Google, voor de AH winkel etc ect weer in te voeren en te bewaren. Zatten natuurlijk ook in cookies. Dit jaar een andere website (in ieder geval qua look & feel) en ik bestelde maar één cadeau. Foutloos en in 1 minuut geregeld. Dat was ook het laatste wat ik er van gehoord heb. Ondanks allerlei opbeurende teksten als voor de kerst in huis is nu de maand januari bijna om.

Nu had ik ergens op een geeltje een telfoonnummer opgeschreven (0524-221411) voor wie het ook kwijt is en dat heb ik vorige week gevonden en gebeld. Aardige mensen, wat mijn inlogcode was. "Nou mijn naam is Eddie Smit, ik werk bij IVENT, u kent dat misschien beter als ..... " Sorry dat ik onderbreek maar ... "Nee de inlogkaart heb ik opgeruimd, zo goed dat een eerste poging niks opleverde". Na veel gedoe was ik toch gevonden. Wat ik dan besteld had? Dat wist ik nog. "Een digitaal fotolijst." Blij dat het niet één van de vele abonnementen of goede doelen was. Dan had ik het niet meer geweten. Of ik de artikelcode nog had? "Pardon?............."

De semi persoonlijke boodschap van een kerstpakket en de logistieke afhandeling staan zo ver van elkaar vandaan dat ik op deze wijze geen kerstpakket meer hoef. Moraal van het verhaal, flexibeliteit en knullige automatisering maken zelfs van een kerstpakket een disstatisfer.

Wordt ik oud als ik toch terug verlang naar de ding-dong aan de deur en de ouderwetse vrolijk bedrukte doos met altijd een paar leuke dingetjes en natuurlijk één winkeldochter???

3

Het lijkt wel geheimtaal, NSA. Een ieder denkt al gauw aan de National Security Agency van Amerika maar het is toch de Niet-Standaard-Aanvraag van IVENT, de IT organisatie van Defensie. Alweer 2 maanden geleden mopperde ik over dit aanvraagproces waarmee de klanten van IVENT een aanvraag doen voor een IT dienst of product.

Er is verbetering zichtbaar. Met name op mijn tweede punt zal de tooling die ons NSA proces ondersteunt flexibeler worden en toegemoet komen aan mijn kritiek voor een "net-niet-standaard c.q. een variant van de standaard c.q. standaard maar niet afroepbaar in ons bestelportaal". Je kunt dan de short-track route nemen en een gedeelte van de dan te zware administratieve processen gebundeld 'afvinken'. Leuk of niet om te weten maar deze inhoud is nauwelijks interessant voor de gemiddelde blog-lezer.

Deze blog gaat dan ook over mijn observaties tijdens en na de overleggen waar deze optimalisatie besproken is. En de -1 ste- en belangrijkste is de mate waarin wij, tijdens dit soort overleggen, allen geneigd om heldere en snelle besluitvorming te frusteren. Ik denk dat wij het zelfs in een aantal gevallen niet eens zien dat we dat doen. Bijvoorbeeld een gesprek over de procesgang gaat opeens over de syntax en de wijze hoe het doel van die processtap is omschreven. Waarmee de werkelijke inhoud, discussie over de flow, over normen, over wel/niet een uitzondering kunnen plegen/vastleggen naar de achtergrond verdwijnen.

Een tweede observatie is hoe moeilijk het is om iets besloten, gedragen en uitgevoerd te krijgen. Het overleg over dit stukje van het proces werd gevoerd met een tiental gebruikers en het kwam tot één richting, conclusie, verbeteraanpak/acties. Prima en klaar dus ....... Niet dus. De eerste aanpassingen komen al op het moment dat de concept tekst gerievew'd worden. Daarna inhoudelijk betrokkenen van aangrensende processen, bazen, ontwerpers, programmeurs. We kennen allemaal die strip van de gevraagde schommel en het uiteindelijke resultaat :-))

Een derde observatie is hoe gauw theorie en praktijk uit elkaar lopen. Vanuit de ivoren toren AO (Administratieve Organisatie) ontwerpen doen we gelukkig niet meer maar de praktijk in regels, procesgang en tooling stoppen blijft toch zeer lastig. Twee kansen, je blijft erg globaal en het past altijd. Met minder toegevoegde waarde op vastlegging, sturing en verantwoording. Of je gaat gedetailleerd waarbij je al gauw struikelt over de uitzonderingen, die er dan ook weer in moeten, en op het laatst is je 'vastleggings administratie' bijna de uitvoering van je werkzaamheden geworden. Je zou ook kunnen zeggen dat we verschillende werkelijkheden op één wijze proberen af te handelen en dat het compromis geen win-win-win oplossing meer is.

Een laatste observatie is deels mijn eigen stokpaardje en die zal ik dan ook maar kort houden. Het waarom, het belang, de aanleiding 'kortere/heldere doorlooptijden voor de klant' is een heel eind/geheel naar de achtergrond verdwenen tijdens de discussie over optimalisatie.

Observaties maken is één. Maar wat er aan te doen? Ik ben benieuwd naar jullie oplossingen en of deze dan ook te implementeren zijn binnen IVENT. Met observatie -3- ben ik zelf aan de slag gegaan. De hoofdlijnen daarvan zal ik in de toekomst nog wel eens al artikel plaatsen op mijn website.

1

DTO wordt IVENT. Een nieuwe naam als onderdeel voor de vele veranderingen die lopen. Een integratie met andere onderdelen, een reorganisatie tussen de front- en backoffice, een taakstelling en het introduceren van een nieuwe procesgang.

Die laatste is een bron van frustatie voor mij als accountmanager. Doel was een optimalisatie van het proces, sneller, zekerheid in doorlooptijden en meer duidelijk over het hoe, wat en waarom nog in de aanvraagfase. Deze week, met wat minder andere dingen in het hoofd, hier nog eens over lopen nadenken. Met de volgende conclusies:

  1. De opzet is goed, standaard aanvragen via het bestelportaal, de rest gaat het proces niet-standaard-aanvraag (nsa) in. En dat is dan ook de laatste positieve opmerking die ik als persoon kan maken. Nsa is toch weer een burochratisch proces geworden. Met een lange doorlooptijd alvorens duidelijk wordt of er een offerte mogelijk is of dat er een vooronderzoek gedaan moet worden naar specs en realisatie.
  2. Mijn grootste bezwaar is de scheiding tussen standaard en niet-standaard. Veel te veel aanvragen zijn net-niet-standaard c.q. een variant van de standaard c.q. standaard maar niet afroepbaar in ons bestelportaal. En die verdwijnen allemaal in het nsa proces. Ongewenst in mijn optiek. Als je niet opppast wordt starks het nsa proces onwerkbaar verklaard terwijl de grootste makke zit in teveel uitval op het standaard proces.
  3. Er over klagen is één maar actie is beter. Ik ga maandag maar eens praten met mijn baas Jasper wat we hier nog aan bij kunnen bijdragen om het proces beter te krijgen. De voorlopige uitkomst voor mij als accountmanager OOV is dat de huidige veranderingen voor mijn klanten geen verbeteringen zijn. Ik houd er in ieder geval meer werk aan over om hetzelfde resultaat voor mijn klanten te borgen....

Dat lijkt een harde conclusie maar ik vind dat we kritisch moeten zijn naar ons zelf. Wordt vervolgd ...

1

De afgelopen twee weken is er aandacht geweest voor het vrijgegeven tweede deel van het rapport "IT bij de Rijksoverheid". Zeer kort samengevat is de aanbeveling om binnen elk departement meer sturing toe te passen. Na lezing van het rapport heb ik nog eens diep gezucht, ik ben er niet van onder de indruk.

De algemene tendens was c.q. is dat centrale regie gewenst is en dat daarvoor een wet met kaders voor IT en / of een Rijks CIO nodig was. Het leek er op dat er voldoende politieke steun was door voorbeelden van moeizame en mislukte projecten. Maar de rekenkaner kiest toch voor de overlegstructuur. Misschien dat zij daarin gelijk heeft. Het is in een consensus of in een verzuilde rijksbedrijfscultuur moeilijk om op één onderwerp wel centrale regie te hebben.

Maar ik had dan minimaal gehoopt dat er een aanbeveling zou komen voor een kaderwet a la de Clinger Cohen Act in Amerika. Ik vind dat de praktijk demonstreert dat de vrijblijvendheid zoals nu van kracht niet functioneert. Mijn conclusie is dat deze kans nu voorbij is in deze kabinetsperiode nu de ARK in opdracht van de minister een andere richting kiest.

En dan nu de praktijk, de wens om een CIO per ministerie te hebben zal, door het ontbreken van ook die kaders, verschillend worden ingevuld. Bij het ene ministerie wel, bij de ander blijft het de PSG die deze taak in zijn/haar portefeuille houdt, bij een derde wordt het een taak van een directeur IA enzovoort. Ik zie juist door het ontbreken van echte kaders een moeizaam traject.

Mijn tweede zucht was voor het fenomeen interdepartementale of rijksbrede projecten. Mevrouw Stuiveling noemt in één van de interviews P-Direct als voorbeeld om haar standpunt te onderbouwen maar ik wil toch opmerken dat departmentale CIO's dergelijke problemen niet oplossen. Een centrale rol die de BZK CIO zou moeten krijgen is geen 'echte' oplossing. Hij heeft namelijk geen zeggenschap of mandaat. BZK heeft al lang de taak om als concernhouder voor het Rijk op te treden. Maar opnieuw P-Direkt illusteert dat "moeten" en "kunnen" in Den Haag meer is dan een formele positie van een DG.

Gateway is goed en een slim hulpmiddel binnen een project. Zouden we dit wel goed doen als we die andere hulp en stuurmiddelen zoals een business case, portfolio management, MSP, Prince2 etc niet goed uitvoeren? ))-:

Op dit moment wordt er druk gereorganiseerd binnen DTO. De drie aanleidingen zijn, een samenvoeiging van twee IT onderdelen, een optimalisatieproces en een bezuinigingsmaatregel. Ook voor mij van belang want ik ben zins vorige week officieel zonder functie. Mijn oude functie accountmanager gaat/is vervallen dus ik ben nu officieel "code 4".

Best spannend want elke verandering geeft toch wat onrust. Bij mezelf maar zeker ook in het bedrijf als geheel. Nu hoef ik me niet ongerust te maken. Naast allerlei baan borgende maatregelen algemeen geldt voor mij dat ik opnieuw solliciteren moet naar de functie releatie of cont(r)actmananger.

De combinatie van de klantenkring OOV (Openbare orde en Veiligheid), mijn kennis van de Justitie en Terrorisme keten en mijn redelijk goede presteren van de afgelopen twee jaar(al zeg ik het zelf) maken dat ik een goede kandidaat ben voor mijn oude functie. Maar het blijft toch altijd even spannend. Weet jij veel of er nog 10 anderen ook op je baan solliciteren...

Wordt vervolgd......

Als accountmanager DTO voor de Justitie klanten heb ik de laatste 1,5 jaar hard gewerkt aan de klantengroep die wij intern de Vreemdelingenketen noemen. De Immigratie en Naturalisate Dienst wordt als zodanig vaak herkent maar ook de Dienst Terugkeer en Vertrek, de Koninklijke Marechaussee en de Stafdirectie Coördinatie Vreemdelingenketen behoren tot dit domein.

Mijn visie is dat vanuit de IT er door DTO meerwaarde te leveren is.

De komende maand is zondermeer spannend te noemen. De IND zit midden in het gunningstraject voor een geheel vernieuwde IV architectuur. DTO is hier ook grootschalig bij betrokken. Simpelweg kan je zeggen dat het geselecteerde consortium de gehele applicatie kant moet leveren en DTO alles wat met IT infrastructuur, beheer en exploitatie te maken heeft. De komende weken zullen de eerste afstemmingen plaatsen vinden tussen DTO, IND en het consortium.

Voor mij persoonlijk zijn dit de volgende concrete stappen in een proces wat al anderhalfjaar loopt. Ik ben een tevreden mens en dat mag ook weleens gezegd worden in relatie tot je werk ;-))