Spring naar inhoud

Picture1_small

Vorige week werd ik aangesproken op mijn titel onder mijn handtekeningenblok in de e-mail en op mijn uitingen binnen I-IR. Daar moest ik even over denken en ja dat leidt dan tot een blogje. Ik heb namelijk ook vorige week opnieuw geleerd dat bij dilemma’s vooral transparantie mee helpt aan oplossen maar ook dat we vaak een andere oplossingsstrategie kiezen dan we ons initieel voornamen. Mijn functie onder mijn handtekening was 'Programma Manager TVS' en de opmerking was dat de indruk ontstond dat ik persoonlijk verantwoordelijk ben voor het succes van TVS en het maken daarvan.   Mijn eerste reactie was ook even "Ik negeer de boodschap en doe even niks" mijn tweede "Ik pas mijn handtekening aan en negeer de zaak" en mijn derde en uitgevoerde strategie is "Ik bekijk het eens van een andere kant en rationaliseer (ik licht toe en pas aan)" Mijn opdracht is het "voortbrengen" van 3 grote releases van het IV landschap TVS (Toelagen Vaststellingen Systeem), COPAFIJTH breed. Mijn officiële rol binnen Toeslagen is de BedrijfsProcesReleaseManager. Ik heb geen hiërarchische verantwoordelijkheid, de projectmanagers die dingen doen, uitvoeren, vallen onder andere afdelingen, stuurlijnen, managers. Dus mijn mandaten liggen in de lijn van monitoren, sturen, verantwoorden enzovoort. Verder ben ik in het rijksloongebouw Programma Manager binnen BZK Mijn opdrachtgever is de voorzitter van het Dagelijkse Bestuur, zijn rol Implementatie Manager voor .... Daarboven zit nog een Program Board waar een aantal Algemeen Directeuren van de diverse groepen in zitten. Mijn opdrachtgever zit daar als vertegenwoordiger van de gehele 'uitvoering' in. Ik zie mijn opdrachtgever als Executive misschien zelfs als SRO maar formeel is hij het niet. Kortom er zitten meerdere dimensies aan. Na enige reflectie denk ik dat de juiste kreet die ik intern de BD dien te hanteren de release manager is, een prima rol beschrijving. Voor het tweede stukje denk ik, ja die indruk is er al gauw. Ik praat vol passie en overtuiging over deze klus. Het is leuk, het is dynamisch, het is moeilijk, ik neem dagelijks een pittige beslissing, ik stuur keihard op het resultaat. Namelijk nieuwe processen, ketens, ICT, werkinstructies en noem het maar op. En ik maak daar uiteindelijk zelf nul procent van. In dit grote stuk ben ik qua uren of capaciteit minder dan 1 % van de totale hoeveelheid betrokken mensen. Maar ik ben natuurlijk wel extravert en meer dan bereid om over grenzen heen te stappen om het resultaat te bereiken. Nu weet ik dat ik naar allerlei betrokken mensen waar ik contact mee heb, regelmatig mijn waardering laat blijken. Er wordt hard gewerkt, het is lang niet makkelijk, zelfs soms zeer fluïde. Laat ik voor de rest van de omgeving het nog maar eens onverbloemd zeggen, de mensen die TVS maken zijn het succes en verdienen in deze een groot compliment. Ben ik overall blij met de terugkoppeling, zonder had ik het me niet beseft en er zeker niet zo nadrukkelijk over nagedacht. Zeker in de zendende boodschap zou de balans meer naar een wij-boodschap toe moeten. Eens kijken of mij (sorry nog één keer dan,  :-)) dat gaat lukken. -- ES --  

Tja, als je er als klant van een afstand naar kijkt dan was het niet fraai de afgelopen week. Als je daarnaast net zoals ik aan de kust woont, in Utrecht werkt en gebruik maakt van het Alphense lijntje dan was het zelfs gewoon slecht. Nu kan het natuurlijk altijd slechter, ik noem eens wat, je woont in Den Haag en moet regelmatig naar Brussel of Antwerpen. Nu weet ik vanwege interesse in planningsproblemen en oplossingen hoe complex ons treinen netwerk is. De frequentie ligt zo hoog dat elke vertraging doorzijpelt naar de reguliere dienstverlening. Het traject is bezet, de trein erachter remt, staat stil en een uur later kan een trein een hoofdstation niet in omdat het perron vol is. Daarnaast heeft de NS een qua robuustheid, betrouwbaarheid een waardeloos methode dat conducteurs en machinisten niet op een vaste lijn zitten maar een soort reis door Nederland maken. Steeds weer overstappen naar een andere trein, traject. Met als gevolg dat soms het materieel er is maar de machinist niet. Daarnaast liggen er in Nederland meer wissels per kilometer dan waar dan ook in de wereld. En optimaliseren en bezuinigen betekent dat we maar beperkt een extremiteit, zoals sneeuw en kou kunnen opvangen. Langdurig verwarmen, vanaf de herfst, speciale schoonmaaktreinen om 05.00 uur, noem het maar op, is niet mogelijk, het kost teveel voor die uitzonderingen. Kortom met de huidige opzet is het bij tijd en wijle knap werk dat er zo weinig grote vertragingen zijn. Je ziet dat met minder treinen op een traject langer de dienstverlening stand houden. Tot een moment x dan valt het kaartenhuis alsnog in elkaar. Dinsdag was zo'n dag. Om 7 uur liep het nog, om 8 uur grote verstoringen zichtbaar, tussen 8 en 10 waren er zoveel veranderingen op veranderingen op veranderingen dat er geen sprake meer was van een geplande dienstverlening. Adviezen voor omrijden werden gegeven maar de verstoringen haalden ze steeds in. De woordvoerder NS was trots op de geleverde prestatie. Ik denk dat hij bedoelde dat de NS zich te barsten gewerkt heeft en steeds beter leert hoe een crisis in te dammen. Vrijdag een nieuw dieptepunt met het falen van allerlei besturingstechniek rondom Utrecht. Als reiziger krijg jij maar weinig informatie over de achterliggende oorzaken. Maar het falen van de besturingstechniek lijkt iets anders dan de winterse oorzaken. Het wordt helemaal pikant als er een relatie zou bestaan tussen het schakelen van de winter- naar een gewone dienstregeling. Gelukkig hebben we het terugschakelen naar winterdienstregeling vandaag, op een stille zondag, al gehad. Ik denk dat de dienstregeling nog wel iets beter kan worden in en rondom een crisis maar niet veel. Daar voor zit er teveel complexiteit in het totale systeem. Belangrijke stappen zijn dan toch vereenvoudigingen zoals 'rondje om de kerk', minder wissels, passeren in stations ipv buiten stations. Als die vereenvoudigingen kosten wel wat maar wel aan alle partijen, personeel, infra en reizigers. Want vergist u zich niet treinstellen die elkaar inhalen op het station met in en uitstap bewegingen erbij, zorgen voor veel drukkere perrons. De weerstand tegen het rondje om de kerk is bekend en minder wissels betekent wel dat de resterende wissels het beter moeten gaan doen. Voor morgen en de rest van de week hoop ik dat de samenloop van verstoringen zo klein mogelijk blijft en zal ik de verstoringen met een soort Zen-achtige kalmte tegemoet treden. --- ES ---

Het was een prettige dag vandaag. Van treinreis tot dingen die ik vandaag gedaan heb. Soms lijkt alles vanzelf, nou ja, soepel, te gaan. Ik had vanochtend op de heenreis al een to-do lijstje gemaakt. Een bescheiden lijst, niet meer dan een dingetje of 5, 6. Door een misverstand in mijn eigen agenda naar Utrecht ipv van Diemen gegaan waar we een afstemmingsvergadering hadden. Ik er te laat achter om als nog naar Diemen te vertrekken, maar op tijd om aan de collega aan de andere kant te vragen of hij iets kon regelen met inbellen. En ook dat kon, snelle, efficiënte vergadering en geen reistijd. Dat scheelde zomaar 2 uur. Dat was maar goed ook want toen ik eenmaal aan de slag was, bedacht ik me dat ik eind vorig jaar ook toegezegd had om de samenhang, maakbaarheid en verdere kosten inschatting tussen een Belastingdienst breed project en mijn eigen programma op te leveren. Het voorwerk was gedaan, duidelijk was wie, wat, wanneer, waarom niet. Ik moest nog wel de samenvattende memo schrijven. Kostte toch ruim 3 uur, maar voor de lunch was hij klaar en verzonden. De soep smaakte goed, daardoor of had ik gewoon alweer trek? Kan nauwelijks na de december maand, zeker na al die oliebollen. Ook al zo'n positief ding. Ik had lekkere oliebollen bij de bakker. Goed van smaak en geen gedoe. Maar goed het ging hier over lekker werken op je eerste dag. Het voordeel van kleine klusjes is dat je snel klaar bent, schiet lekker op. Een paar mensen nabellen hoe lopende zaken er voor stonden, nog iets regelen voor een testtraject, vergadering ingepland, een zaal aangevraagd. En die was ook beschikbaar. Go Johnny go. Dus vanmiddag begonnen met de PID voor de release waarin het belastingplan voor Toeslagen 2014 in zit. Ook daar lagen de ingrediënten voor klaar, een memo van het dagelijkse bestuur over een andere ophanging en structuur voor de programma manager, ik dus, de scope ligt vast, het business moment idem. De eerste grove, grove impact analyse welke componenten, regelingen en andere belastingdienst onderdelen geraakt worden, de aanpak is doorgesproken, de knelpunten zijn zichtbaar. En een goed aangepaste template van vorig jaar voor de vastlegging. Kortom inhoud en vorm waren er aan toe om verwerkt te worden. Vlot de eerste hoofdstukken gedaan. Nog even nadenken vanavond over een goed plaatje voor de governance. Eén plaatje voor de gehele context of toch twee? Weet het nog niet. Aan het eind van de middag nog even gekeken waar ik eind van de week naar toe verhuis. Ja, tweede keer in een jaar tijd. Maar ook dat gaat soepel. Laptop onder de arm. Monitor en telefoon staan er reeds. Het ladeblok loopt op wieltjes. Ik heb zelf weer een magnetische muur om de planning tegen aan te magneten. Verder zal ik deze verhuizing negeren tot vrijdagmiddag. Dan is de flow vast op en is even rollen, rijden een mooie weekend afsluiter. Morgen eens kijken of we de flow kunnen vast houden. Wat zou jij doen om zo lekker te blijven werken? --- ES ---

Bij mijn vorige werkgever, Defensie, heb ik ~ 6 jaar weinig tot geen cursussen, opleidingen of andere trainingen gedaan. Wel zelfstudie en hier en daar een aantal dingen opgefrist via elektronisch leren. Het laatste jaar weer aan het leren. Deels ook het halen van wat zaken die ik al wel doe maar waar ik niet officieel de cursus, het examen, de certificering voor gedaan heb. Gesteld is dat het zijn van een Programma Manager naast de CV ook aangetoond moet worden met een aantal certificeringen. Goed dat we aantoonbare eisen stellen maar eigenlijk vond ik dat ik zelf toch niet nu allerlei examens hoefde te doen. Een man met mijn track record etc.... Je begrijpt dat ook ik nog steeds menselijk ben en dat de dubbele moraal ook gewoon aanwezig is. Goed, als de bezinning dan weer de overhand heeft gekregen, heb ik de afgelopen maand geleerd voor mijn MSP Foundation. De cursus ging wat rommelig van start, ik miste de eerste les. Zei ergens tijdens de tweede les, geheel op zijn Eddie's "Jezus, dat weet toch iedereen". Deed voor het eerste echte leren een proefexamen en haalde onvoldoende punten. De laatste 2 weken elke dag dus 2 uurtjes geleerd. Alle theorie weer opgefrist. Opnieuw nog eens gekeken naar de proefexamens en gemerkt dat ik het Engelse Examen beter doe van de vertaalde variant. Misschien omdat de MSP Guide ook in het Engels is. Donderdag was het zo ver. 75 multiple choice vragen in 1 uur. Gelukkig, ik zat ruim boven de norm, dus ondanks dat het examen nog een keer formeel door de APMG wordt nagekeken, kan ik stellen dat ik geslaagd ben. Gelukkig maar want ik had het toch ook mijn eer te na gevonden om het niet gehaald e hebben. Vrijdag verder gegaan met de startup van een nieuwe tranche in mijn programma, met een nieuw onderdeel waarvoor ook een nieuwe stakeholder analyse nodig is. Toch mooi dat die theorie en templates meteen toegepast kunnen worden. En eerlijk is eerlijk, echte stakeholders analyses worden vooral impliciet gedaan en bijna nooit expliciet. Is de decembermaand ondanks dat de kerst lunch/borrel nog beginnen moet, nu al geslaagd. Tot in het nieuwe jaar.... --- ES ---

Voor mijn vakantie ben ik gevraagd of ik langer wil blijven bij Toeslagen. Er komt een wetgevingsrelease 2014 die dan live gaat eind september 2013. Volgens mijn inschatting wordt deze release een bijzondere omdat hij in 25% minder tijd gemaakt moet worden. Hij bevat waarschijnlijk wijzigingen die nu nog in de formatie afgestemd worden. Mijn eigen optimistische verwachting is dat beleid naar uitvoeringstoets half januari 2013 op zijn vroegst klaar is. Dan hebben we maar 8 maanden voor het spec'en, ontwerpen, bouwen, testen en implementeren. Van 12 naar 8 maanden is een uitdaging die alleen kan door de voortbrenging processen aan te passen, creatief een tussenrelease midden in een champagne in te lassen enzovoort. Dat past wel bij mijn profiel. Het wisselen van PgM per juli 2013 werkt dan niet mee. Verder gaat men van programma naar lijn per juli 2013 en zit zowel Toeslagen als leverende belastingdiensten onderdelen in een reorganisatie. Het lesboek zegt iets over teveel diepgaande veranderingen en kans op succes. Ik raak steeds enthousiaster. Inmiddels heb ik voorbesproken of we een aantal transitie aspecten voor 2013 kunnen inzetten. Mijn (kleine) rol daarin bespreken. Borgen dat het krimpen van het "voortbrengingsbudget" verdwijnt cq verlaat wordt omdat een piekbelasting altijd inefficiënt is en geld kost. En zo zijn er nog wat randvoorwaarden die essentieel zijn. En toen heb ik Ja gezegd. Het is leuk, leerzaam, zeldzaam hard werken en vult op allerlei manieren de doelstellingen van I-Interim Rijk in. Op de filosofische vraag of je gelukkig kunt worden van je werk is mijn antwoord dat ik er dichtbij ben. -- ES 10 okt --

Logo

In het weekend van 29 september ging de grote jaar release van NTS (Toeslagen) waar ik als programma manager bij betrokken ben, live. De wetswijzigingen, bezuinigingen en vele andere zaken zijn na een jaar hard werken nu gereleased. Helaas, maandag nog een grote storing in het Kantoor Portaal. Een installatie issue. Tot op die donderdag vooraf was het nog spannend. Een discussie tussen een aantal db leden of een aantal bevindingen voldoende waren opgelost. Begrijpelijk omdat een fout van 0,5 % (of te wel 99,5 % goed) bij Toeslagen betekent dat er bij 40.000 huishoudens iets niet geheel goed gaat. We hadden groen licht. Deze afgelopen week nagedacht over de afsluiting. Natuurlijk een einddocument maar veel belangrijker een paar lessons learned. En nog veel belangrijker daar iets mee doen, bijvoorbeeld voor de besturing en een bepaald type test, borging. En dus moet ik nu alweer opschieten omdat er nu nog momentum is en over twee, drie weken is iedereen druk met de voorbereiding van het massaal continueren van de toeslagen 2013. Er is een andere reden om iets te doen met de lessons learned. Ik ben namelijk ook de release manager van de komende 2 major releases. Je kunt dus als lijdend en leidend voorwerp met die verbeteringen omgaan. Je eigen voornemen uitvoeren. Das een extra motivatie die ik maar zelden op deze manier krijg aangereikt. Leuk. -- ES ---

Binnen I-InterimRijk kennen we het fenomeen dwarskijkersadvies. En de afgelopen week heb ik zo'n advies contra gelezen en besproken met de uitvoerders. Jongens, jongens wat is dat moeilijk. Je krijgt de opdracht om gericht op een aantal vragen antwoorden te geven. En ondertussen krijg je in een week tijd erg veel inzicht en heb je meer antwoorden dan gevraagd.

Dwarskijker_small

Mijn constatering is dat je altijd feiten zichtbaar maakt die achter de vragen en antwoorden liggen. Projecten, programma's vragen in een dwarskijkersadvies vaak praktische vragen zoals "kan de planning .....", "is de business case .....". Maar de werkelijke oorzaken liggen vaak op een heel ander vlak. In een verkeerde ophanging, een onmogelijke governance, een mission impossible qua techniek. En met de ervaring en het gericht interviewen worden dergelijke aspecten altijd zichtbaar. Een dwarskijkersadvies levert altijd antwoorden en bewustwording op de gestelde vragen.De meerwaarde is dat je ook nog een antwoord krijgt op de achterliggende vraag en zelfs vaak op nog daarachter liggende problematiek Maar naar mijn idee is er een tweede gebied waar een advies een grote toegevoegde waarde heeft. Met een dwarskijkersadvies kan een directeur, programmamanager, direct betrokkene vaak de discussie starten op een aantal onderwerpen die buiten zijn directe aansturing liggen. Neem rijkswetgeving en gemeentelijke uitvoering. Met het decentraliseren van veel wetgeving moet er aandacht besteed worden aan de samenwerking, aan het mandaat wie er beslissen mag, wie er over de specificaties gaat, wie de eigenaar is c.q. wordt, wie er betaald, wie is er verantwoordelijk bij een blunder die een eindklant, burger, benadeeld? Als ik er wat langer bij stil sta dan gelden deze vragen algemeen bij alle ketenprogramma's maar ook bijvoorbeeld bij fusies In de hectiek van realisatie, zeker als er nog weinig tijd is, bepaalt het antwoord (of eigenlijk het ontbreken ervan) op dergelijke vragen hoeveel verstoring er kan optreden. En geloof me als de doorlooptijd, budget, commitment, .... krap is, dan komen die issues voorbij. En conform Murphy's Law op het ongunstigste moment. Die voorfase moet allerlei randvoorwaarden regelen. In alle gevallen waarin je programma je eigen organisatie ontstijgt is het zelfs een kritische succesfactor. Helaas zie ik teveel dat zij alleen in naam of als lijstje in een programmaplan terugkomen. De oorzaken daarvoor zijn divers, van onderschatting tot aan bestuurlijk lastig. Het repareren van de opzet, sturing, ambitie, doorlooptijd, budget ...... is moeilijk als de realisatie fase ingegaan is. Daarnaast is een programmamanager een gedelegeerde verantwoordelijke. Het is dus moeilijk om erkenning te krijgen voor het feit dat het alsnog regelen van de kritische randvoorwaarden nu tijd kost maar een veelvoud aan overschrijdingen voorkomt. En dat is de tweede grote kracht van een dwarskijkersadvies.   ---- ES 23 sept ----